08.09.2026

Передача документов в Архив.

В связи с обращениями кооперативных организаций направляем следующую информацию для сведения.

Архивная деятельность в организации регламентируется ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

         Организация должна хранить документы вплоть до ликвидации. При ликвидации организации (без правопреемника) в муниципальный архив передаются документы по личному составу и документы постоянного срока хранения (ст.21-23 гл.5 ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ).

1. Дела по личному составу (кадровые и расчетные). Эти документы обеспечивают социальные права граждан (подтверждение стажа и размера зарплаты для пенсии):

·        учетные кадровые документы: личные карточки (форма Т-2), личные дела уволенных работников;

·        приказы руководства: о приеме, переводе, увольнении, поощрениях и взысканиях;

·        оплата труда: лицевые счета работников или расчетные ведомости по начислению заработной платы;

·        договоры: трудовые договоры, контракты и договоры гражданско-правового характера (подряда);

·        невостребованные документы: трудовые книжки и личные документы, которые бывшие сотрудники не забрали при увольнении;

·        специфические документы: акты о несчастных случаях на производстве, табели работников вредных профессий, штатные расписания.

2. Документы постоянного хранения. Относятся к Архивному фонду РФ и имеют историческую или управленческую ценность:

·        учредительные документы: уставы, положения, свидетельства о регистрации и их изменения;

·        распорядительная документация: приказы и распоряжения руководителя по основной деятельности;

·        отчетность: годовые бухгалтерские отчеты и балансы, статистические отчеты;

·        итоговые документы: протоколы заседаний правления, совещаний, ключевые планы и отчеты о работе организации.

 

Согласно статье 12. Защита права собственности на архивные документы: Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.

Ст.14 ФЗ №125-ФЗ регулирует государственное управление архивным делом и не обязывает коммерческую организацию забирать документы обратно на баланс до истечения их сроков хранения. Частная компания может отказаться принимать обратно дела по личному составу от архивного фонда, только если документы передавались на хранение по договору, право собственности на них не переходило к архиву, а срок их обязательного хранения еще не истек.

Порядок действий и нюансы возврата/уничтожения

·          Проверка договора хранения: если компания передала дела в коммерческий или муниципальный архив по договору возмездного оказания услуг, собственником документов осталась сама компания.

·          Проверка сроков хранения: документы по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета) имеют строгие сроки хранения (50 или 75 лет в зависимости от года создания). Уничтожить их досрочно нельзя.

·          Отказ компании: если срок хранения документов не истек, а компания владелец действующая, она вправе не забирать архивы обратно во внесудебном порядке. Если иное не предусмотрено действующим договором хранения (например, при расторжении договора архив обязан уведомить заказчика, но заставить принять их физически без согласия и места для хранения затруднительно, либо архив продолжает хранить их за плату или передает на условиях правопреемства).

·          Уничтожение дел: уничтожение документов по личному составу допускается строго после истечения их сроков хранения, проведения экспертизы ценности и составления акта о выделении к уничтожению, который утверждается руководством компании. Архивный фонд не вправе самостоятельно уничтожить документы собственника без его решения и согласования.

 

Если нет соответствующего договора с подробными условиями возврата\принятия дел по личному составу, то негосударственная действующая компания не может отказаться принять на хранение собственные документы по личному составу, если они принадлежат ей по праву собственности, а архив обнаружил ошибку в их первоначальном учете (неправильное фондирование). Согласно ст. 12 и ст. 17 ФЗ №125-ФЗ, законный владелец обязан обеспечивать сохранность, и несет ответственность за свои архивные документы, а их нахождение в муниципальном архиве из-за ошибки учета считается незаконным владением архива, подлежащим исправлению.

Правовые основания возврата

·          Право собственности: Документы действующей частной компании не входят в состав государственного или муниципального архива на постоянной основе, если компания их не ликвидировала и не передавала по договору вечного хранения.

·          Устранение ошибок учета: Если дела попали в муниципальный архив по ошибке (например, при смешении фондов или неправильной передаче), проводится процедура перефондирования и возврата подлинному собственнику.

·          Обязанность хранения: Компания по закону обязана хранить кадровые документы (по личному составу) в течение установленных сроков (до 75 лет), поэтому отказ от них означает отказ от собственной документации и нарушение архивных норм.

Согласно ст.17 Федерального закона № 125-ФЗ, организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение установленных сроков.

 

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу:

        1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

        2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

        3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

        4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

Они должны храниться в самом архиве организации (в специально оборудованном помещении или сейфе), а при ликвидации компании - передаваться на хранение в государственный или муниципальный архив.

 

Где и как хранятся дела

·          В текущем делопроизводстве: До передачи в архив дела находятся в кадровой службе по месту их формирования.

·          В архиве организации: После закрытия года и завершения делопроизводства документы со сроком хранения свыше 10 лет (включая личные дела) переносятся в архивное помещение компании на стеллажи или в металло-шкафы.

·          При ликвидации организации: Если компания прекращает работу, она обязана сама передать все дела по личному составу в соответствующий государственный или муниципальный архив за свой счет (ст.23 ФЗ).

·           

 

Материал подготовила Перешивкина А.В.